Regole di Robert per un preavviso di una riunione

Regole di Robert dice che se si prevede di fare affari in nome di un gruppo, allora ogni membro votante ha diritto di precedente avviso di convocazione. E 'facile capire perché: Se si dispone di un diritto di voto, poi si dispone di un diritto fondamentale di partecipare. E non si può partecipare a una riunione se non si sa a questo proposito, giusto? E se il gruppo è un ente pubblico, come una tavola di scuola o di un consiglio comunale, allora probabilmente affrontare qualche requisito legale per avviso pubblico, anche.

Come membro votante di un'organizzazione, il vostro avviso di una riunione dovrebbe contenere informazioni sul tempo e il luogo della riunione, nonché specificare tutti gli elementi di business che richiedono preavviso sotto le regole. Esempi comuni di tali oggetti speciali di business comprendono proposte di modifica dello Statuto, di adottare o modificare le norme particolari di ordine, o di modificare o annullare qualcosa precedentemente adottate.

Il tipo di comunicazione si deve dare dipende in parte dal tipo di incontro che stai con un preavviso di:

  • Riunioni regolari sono regolarmente programmati e aperto per tutto il commercio regolare che deve essere discusso. Il contenuto e le esigenze di consegna del bando per le riunioni periodiche dipendono per lo più sui dettagli della programmazione già presenti nel vostro Statuto, che dovrebbero anche fornire informazioni specifiche su quando e come sono dati avvisi di riunioni. Il termine d'esecuzione dovrebbe sempre tener conto della frequenza e l'importanza di una particolare riunione ei membri distanza devono viaggiare per partecipare. Dare avviso abbastanza lontano in anticipo per membri votanti di ricevere l'avviso e organizzare i loro programmi in modo che possano partecipare.
  • Incontri speciali sono chiamati solo se qualcosa di importante esce che deve essere affrontato con prima della prossima riunione ordinaria. Incontri speciali richiedono sempre preavviso. Avvisi di riunioni speciali devono includere non solo la data, ora, luogo, e la posizione, ma devono anche indicare tutte le attività da includere nella riunione. Nulla, ripeto nulla, può essere considerato in una riunione speciale se è non inclusa nel preavviso.

    Per essere sul sicuro, assicurarsi che il proprio statuto prevede che una comunicazione scritta di una riunione speciale deve essere spedita entro un periodo di tempo specificato prima della riunione. Ad esempio, "notifica delle riunioni straordinarie deve essere spedita ai soci almeno 14 giorni, ma non più di 30 giorni prima della riunione." La gamma attuale di comunicazione varia a seconda delle dimensioni del vostro gruppo e dei membri della distanza deve viaggiare.

A seconda delle regole dell'organizzazione, preavviso può assumere una delle diverse forme. Comunicazioni riunioni possono essere dati

  • Con un semplice annuncio in una riunione ordinaria. I piccoli comitati informali che soddisfano spesso di lavorare su un progetto spesso adottare questo metodo.
  • Con una regola fissa nel suo regolamento che istituisce un momento di incontro regolare e posto. Ad esempio, "incontri regolari della Seconda Giovedi Club si terrà il terzo Mercoledì di ogni mese, a mezzogiorno nel ristorante di Martedì."
  • Con mailing (o altrimenti la distribuzione) per iscritto della data e del luogo della riunione un ragionevole anticipo. Questo è il metodo più comune.

Essere consapevoli del fatto che la notifica elettronica spesso non soddisfa l'obbligo di fare un sforzo in buona fede per contattare la tua iscrizione come alcuni membri non possono avere facile accesso alle comunicazioni elettroniche.