Registrazione delle proprie fatture con QuickBooks 2003

Quando un disegno di legge arriva, la prima cosa da fare è registrare esso. È possibile registrare le fatture attraverso la finestra Enter Bills o registro pagare l'account. Se si prevede di monitorare le fatture di spesa e la voce, è necessario utilizzare la finestra Enter Bills.

Per registrare un disegno di legge attraverso la finestra di dialogo Enter Bills, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Vendors -> Enter Bills.

O, in alternativa, selezionare fornitori dall'elenco Navigatori e quindi fare clic sull'icona Enter Bills. È senza dubbio notato che la metà superiore di questa finestra sembra un grande affare come un controllo - che è perché gran parte delle informazioni che hai messo qui finisce sul controllo che si scrive a pagare la bolletta. (Se vedete la parola di credito nella parte superiore del modulo, piuttosto che Bill, fare clic sul pulsante di opzione Bill nell'angolo in alto a sinistra. È inoltre possibile utilizzare questa schermata per inserire credito dai fornitori.)

2. Selezionare il nome del fornitore che stai pagando.

Se volete pagare questo disegno di legge per un venditore che è già sulla lista del fornitore, è sufficiente fare clic sulla freccia alla fine della linea fornitore e scegliere il fornitore. (QuickBooks poi riempie automaticamente la finestra Bills entrare con quante più informazioni si può ricordare.) Ma se questo venditore è nuovo, QuickBooks si chiede di Aggiunta rapida o impostare alcune informazioni sul fornitore - l'indirizzo, limite di credito, condizioni di pagamento, e così via. Si forniscono queste informazioni nella finestra Nuovo fornitore.

Se si dispone di uno o più ordini di acquisto non riempiti con il fornitore selezionato, QuickBooks si chiede se si desidera ricevere contro un ordine di acquisto. Fare clic su Sì se si fa o No se non lo fai. Se si sceglie di ricevere contro un ordine di acquisto, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Apri ordini di acquisto. Essa elenca semplicemente gli ordini d'acquisto aperti che avete registrato. Quando si seleziona uno o più ordini di acquisto per ricevere contro, QuickBooks riempie gli elementi e di importi da questi ordini per voi, che è possibile modificare, se necessario.

Per creare un ordine d'acquisto, che è solo un record di articoli che ordine da fornitori, scegliere Vendors -> Crea Ordini di acquisto. Quando QuickBooks visualizza la finestra Crea ordini di acquisto, descrivere il tuo ordine. Si stampa e gli ordini di acquisto modificare nello stesso modo come si stampano fatture e note di credito.

3. Selezionare le condizioni di pagamento che descrivono quando il disegno di legge è dovuto.

In linea Termini, aprire l'elenco a discesa e selezionare le modalità di pagamento (se l'informazione non è già presente da quando si imposta il venditore).

4. (Facoltativo) Immettere una nota per descrivere il disegno di legge.

È possibile inserire una nota nella casella Memo. La nota che si immette compare sul registro / P A.

5. Spostare il cursore verso il basso alla colonna Account della scheda spese e inserire un nome di conto spese.

Le probabilità sono che si desidera inserire il nome di un conto spese che è già sul piano dei conti. Se questo è il caso, fare clic sulla freccia verso il basso per visualizzare un elenco di tutti i tuoi account. Probabilmente avete per scorrere l'elenco per raggiungere le note spese (un modo veloce per spostarsi lungo l'elenco è quello di iniziare a digitare il nome di account - si va verso il basso l'elenco). Fare clic sull'account che questo disegno di legge rappresenta (molto probabilmente si tratta di accessori per la casa o qualcosa di simile).

Se avete bisogno di creare una nuova categoria conto spese per questo disegno di legge, scegliere <Aggiungi nuovo> dalla parte superiore della lista. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo Account. Inserire le informazioni e fare clic su OK.

Cosa succede se il denaro che si sta pagando a causa di questo disegno di legge può essere diviso tra due, tre o quattro conti spese? Basta cliccare sotto l'account appena immesso. Appare la freccia verso il basso. Fare clic per entrare in un altro conto spese, e un altro, e un altro, se si vuole.

6. Tab verso la colonna Importo, se necessario, e cambiare i numeri.

Se stai dividendo questo disegno di legge tra più account, assicurarsi che i numeri nella colonna Importo sommano al totale della fattura.

7. (Facoltativo) Inserisci parole di spiegazione o saggezza nella colonna Memo.

8. (Facoltativo) Assegnare la spesa di un cliente: Job.

Se avete intenzione di essere rimborsati per queste spese, o se volete semplicemente per tenere traccia delle spese per lavoro, digitare il cliente che sta per rimborsare. Inserire un importo per ogni conto, se necessario. È possibile utilizzare la freccia verso il basso per trovare clienti e quindi fare clic su di loro.

9. (Facoltativo) Assegnare la spesa a una classe.

È inoltre possibile tenere traccia delle spese per classe facendo voci nella colonna Class. Notare la freccia verso il basso al solito e fare clic per visualizzare un elenco di classi. (Non si vede una colonna di classe a meno che non hai detto QuickBooks che si desidera utilizzare le classi.)

Se si desidera avere spese di pista QuickBooks per classe, è possibile impostare fino a farlo. Per impostare QuickBooks per tenere traccia delle spese, scegliere Modifica -> Preferenze. Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Preferenze, fare clic sull'icona Accounting, fare clic sulla scheda Preferenze società, e quindi selezionare la casella di controllo Utilizza Class inseguimento.

Se si desidera, fare clic sul pulsante Ricalcola il totale delle spese.

10. Utilizzare la scheda Elementi per registrare le varie voci che il disegno di legge rappresenta.

Fare clic sulla scheda Elementi. Inserire gli articoli che avete comprato e dei prezzi pagato per loro.

Se vi rendete conto dopo parzialmente completato il disegno di legge che il disegno di legge effettivamente pagare un ordine di acquisto, fare clic sul pulsante Select PO, che appare sulla scheda Elementi della finestra Enter Bill.

Dall'elenco a discesa fornitore, fare clic sul nome del fornitore che ha inviato il disegno di legge. Nell'elenco degli ordini d'acquisto aperti, fare clic nella colonna di sinistra di mettere una spunta accanto al ordine di acquisto (o ordini) per il quale si sta pagando. Abbastanza facile? Fare clic su OK quando hai finito, e QuickBooks compila la scheda Elementi per voi automaticamente.

11. Posizionarsi sulla colonna Item e immettere un nome per la voce.

Notare la freccia verso il basso in questa colonna. Clicca per vedere la lista Item. Fa la voce che si sta pagando per apparire in questa lista? Se è così, fare clic su tale punto. In caso contrario, scegliere <Aggiungi nuovo> dalla parte superiore della lista e compilare la finestra Nuovo elemento.

12. Compilare il resto delle file di elementi sulla scheda Elementi.

È possibile inserire tutti gli articoli acquistati qui. Assicurarsi che la scheda Elementi mostra con precisione gli elementi che si sta acquistando, i loro costi e le loro quantità. Se si desidera, fare clic sul pulsante Ricalcola il totale degli elementi.

13. Salvare il disegno di legge.

Fare clic su Salva e nuovo per salvare il record del disegno di legge e poi entrare in un altro disegno di legge. Oppure fare clic su Salva e chiudi per registrare la bolletta, ma non pagare un altro disegno di legge.