Quali sono i migliori consigli per l'implementazione del flusso di lavoro?

Workflow descrive le fasi di un processo. Nella maggior parte dei casi, il termine viene usato per descrivere un modello di lavoro. Ad esempio, un manager in una compagnia di assicurazioni che spera di migliorare l'efficienza del flusso di lavoro potrebbe analizzare, che comprende servizi attraverso il quale passa un credito, la velocità con cui una rivendicazione passa, e la levigatezza della comunicazione tra i vari reparti. Quando una implementazione di workflow pratiche gestore, lui o lei sta introducendo una nuova procedura nelle operazioni quotidiane di un'organizzazione. I migliori consigli per l'implementazione di workflow include normalmente un piano o un modello che affronta le carenze del passato, l'inserimento di nuove tecnologie, e la formazione dei dipendenti.

Per essere sicuri che la nuova implementazione di workflow vale la pena, un manager deve prima essere consapevoli di come un sistema passato era viziato. Nella maggior parte dei casi, il flusso di lavoro non è efficace quando si traduce in sprechi e aumento dei costi. Tempo sprecato tra fasi di un processo, la comunicazione chiara tra i reparti, e set di dati che contraddicono l'un l'altro possono essere sintomi di un modello di workflow malfunzionamento. Questi problemi di produzione lenta, risultato in lavoro abusato, e la tecnologia che non viene utilizzato per un effetto ottimale.

Un manager praticare implementazione di workflow dovrebbe elencare problemi esistenti e individuare dove in un sistema di questi problemi si verificano. In alcuni casi, la creazione di nuovi protocolli in grado di ridurre gli errori numerici e le istanze di informazioni inesatte. L'efficienza dei processi può spesso migliorare con l'introduzione di nuove tecnologie.

Un buon consiglio per i manager che si occupano di processi complessi è quello di introdurre un software che permette di flusso di lavoro automatizzato. Questo metodo di implementazione di workflow richiede un manager per creare un modello di processo che lui o lei può poi entrare in un programma per computer. La maggior parte del software consente agli utenti l'accesso ai documenti modello e permette loro di personalizzare le interfacce per soddisfare le esigenze di un'organizzazione. Flusso di lavoro automatizzato è particolarmente utile in contesti in cui i documenti passano attraverso fasi simili giorno dopo giorno, consentendo un flusso di lavoro ordinato ed efficiente.

Con l'implementazione di workflow arriva la necessità di formare i dipendenti. Molti manager ritengono che la maggior parte dei lavoratori stanno accettando di nuovi modelli di flusso di lavoro se sono fatti per capire come un nuovo modello può essere più efficiente di un vecchio processo. Alcuni lavoratori possono essere resistenti a prima, anche se le tecniche di leadership e motivazione di business di base spesso può essere efficace nel contribuire ad adottare nuove pratiche.

I manager che implementano nuovi modelli di flusso di lavoro dovrebbero farlo lentamente, consentendo ai lavoratori un sacco di tempo per imparare le nuove tecnologie. Competenza dei dipendenti nell'uso nuova tecnologia dovrebbe essere valutata prima della completa attuazione. Allo stesso modo, i nuovi modelli di flusso di lavoro, spesso devono essere adeguati a titolo di prova ed errore. Ciò significa che un manager può beneficiare di pilotaggio un processo in aree più piccole poi gradualmente espandendo attuazione.

  • Prima di scegliere un sistema di workflow, si potrebbe desiderare di avere un consulente eseguire una analisi del flusso di lavoro.