Project Management Cheat Sheet (UK Edition)

L'obiettivo fondamentale nella gestione dei progetti è quello di completare il progetto con successo. Questo spesso significa sterzo chiaro delle buche della strada. Questo pratico elenco dei dieci errori più comuni consente di evitare alcuni dei problemi che affliggono i progetti falliti.

  • Mancanza di obiettivi chiari: nessuno è davvero sicuro di quello che il progetto è di circa, molto meno sono persone d'accordo su di esso.
  • Mancanza di gestione del rischio: le cose vanno male che qualcuno potrebbe facilmente prevedere e quindi controllato in una certa misura o addirittura impedito.
  • No senior management 'buy in': Dirigenti sono stati mai convinto e così mai sostenuto il progetto, portando a problemi come la mancanza di risorse. Nemmeno i dirigenti esercitano normale controllo di gestione come abitualmente fanno nelle loro altre aree di responsabilità.
  • Scarsa pianificazione: In realtà, questo è essere gentili, perché spesso il problema è che nessuna pianificazione è stato fatto a tutti. Non sorprende, quindi, quando le cose funzionano fuori controllo, e anche perché nessuno sa dove il progetto dovrebbe essere a questo punto comunque.
  • Non chiare le tappe di avanzamento: Questo fa seguito a scarsa pianificazione. La mancanza di tappe significa che nessuno vede, quando le cose sono fuori strada, e problemi di passare inosservato per lungo tempo.
  • Portata sobrio: La portata e il piano di progetto sono superficiali e sottostimano sia ciò che il progetto ha bisogno di consegnare e la risorsa necessaria per consegnarlo. Staff di progetto (spesso membri della squadra), poi scoprire i componenti nascosti ma essenziali avanti nel progetto. Il lavoro supplementare che è necessario poi prende il progetto fuori controllo, causando ritardi al programma originale e eccessi di spesa rispetto al bilancio iniziale.
  • Comunicazioni poveri: così molti progetti falliscono a causa della rottura di comunicazione, che possono derivare da ruoli e responsabilità non chiare e da poveri atteggiamenti di senior management, come ad esempio non voler sentire cattive notizie.
  • Livelli di risorse realistiche: E 'solo che non è possibile fare un progetto della portata richiesta con una piccola quantità di risorse - personale, di denaro o di entrambi.
  • Tempistiche non realistiche: il progetto non solo in grado di fornire per il tempo necessario, quindi è destinato al fallimento.
  • Nessun controllo cambiamento: persone aggiungere in cose poco a poco - scope creep. Poi albeggia a tutti che il progetto è cresciuto così grande che non può essere consegnato entro il budget fisso o entro il termine stabilito.

Comprendere le fasi del progetto Four

Ogni progetto, grande o piccola, passa attraverso quattro fasi di gestione del progetto. E 'importante che si ottiene una maniglia su queste quattro aree chiave.

  • Avvio del progetto: Questa fase prevede la generazione, la valutazione e inquadrare le esigenze aziendali per il progetto e l'approccio generale per l'esecuzione di esso, e accettando di preparare un piano dettagliato del progetto. Le uscite di questa fase possono includere l'approvazione per procedere alla fase successiva, la documentazione della necessità del progetto, e le stime approssimative di tempo e risorse per eseguire, e un primo elenco di persone che potrebbero essere interessati, coinvolti o colpiti da progetto.
  • Organizzazione e Preparazione: Questa fase comporta lo sviluppo di un piano che indica i risultati desiderati: il lavoro da fare; il tempo, il costo e altre risorse richieste; e un piano per far fronte ai rischi chiave del progetto. Uscite da questa fase sono un piano di progetto che documenta i risultati del progetto previsto e il tempo, le risorse e sostenere i processi per aiutarli a creare, insieme a tutti gli altri controlli che il progetto ha bisogno, come ad esempio per la gestione del rischio.
  • Realizzazione dei lavori: Questa fase comporta l'esecuzione di lavori previsti, il monitoraggio e il controllo delle prestazioni per garantire il rispetto del piano attuale, e facendo la progettazione più dettagliata delle fasi successive, come il progetto continua. Le uscite di questa fase possono includere relazioni di progetto, rapporti finanziari e piani approfonditi.
  • Chiusura del progetto: Questa fase prevede la valutazione dei risultati del progetto, ottenere le approvazioni dei clienti, assegnando i membri del team di progetto per un nuovo lavoro, chiudendo i conti finanziari e condurre una valutazione post-progetto. Le uscite di questa fase possono comprendere i risultati dei progetti definitivi, accettati ed approvati e consigli e suggerimenti per l'applicazione di insegnamenti tratti da questo progetto per iniziative simili in futuro.

Cogliere il ruolo del Project Manager

Per essere un efficace Project Manager, è necessario sapere che cosa il vostro lavoro comporta. Questo elenco riassume i principali compiti nella gestione dei progetti. Alcune cose sulla lista coinvolgono consultazione con gli altri:

  • Abbozzare idee iniziali per il progetto, con la giustificazione, i costi di struttura e tempi.
  • Pianificare il progetto, compresa la mappatura dei controlli che saranno messe in atto, definendo ciò che la qualità delle esigenze di progetto e come sarà raggiunto, l'analisi del rischio e la pianificazione azioni di controllo.
  • Controllare il flusso di lavoro di squadre (o forse solo i membri del team in un progetto più piccolo).
  • Motivare e sostenere i team e membri del team.
  • Contatti con fornitori esterni.
  • Collabora con il project manager di progetti di interfacciamento.
  • Collabora con il personale di gestione del programma, se il progetto è quello di un gruppo di progetti coordinato come un programma.
  • Assicurarsi che i risultati del progetto sono stati sviluppati per il giusto livello di qualità.
  • Tenere traccia dei progressi e regolare per correggere eventuali derive minori fuori del piano.
  • Tenere traccia delle spese.
  • Vai agli altri, come ad esempio il comitato direttivo, se le cose vanno in modo più significativo fuori pista (per esempio, l'intero progetto è minacciata).
  • Progress Report, come ad esempio al comitato sponsor o dello sterzo.
  • Tenere traccia dei rischi e di fare in modo che siano prese azioni di controllo.
  • Affrontare problemi, coinvolgendo gli altri, se necessario.
  • Decidere cambiamenti, ottenere l'approvazione da parte degli altri in cui il Project Manager non ha autorità personale per prendere una decisione (ad esempio, quando i cambiamenti comportano costi molto elevati).
  • Pianificare le fasi successive di consegna più in dettaglio.
  • Chiudere il progetto verso il basso in modo ordinato in cui tutto è fatto.

Produrre un caso di base di affari

Uno dei principali documenti necessari nella gestione dei progetti è il Business Case. È possibile regolare il contenuto del Business Case per soddisfare il progetto e anche qualsiasi standard organizzativi o la metodologia che si sta utilizzando. I contenuti di base che è necessario come minimo per qualsiasi progetto sono:

  • Vantaggi: informazioni sui benefici, ma di solito anche quando torneranno in funzione, quando essi saranno misurati, comprare chi e come.
  • Contesto: Per esempio, la forma con la strategia organizzativa di cinque anni o solo per dire che è un piccolo progetto stand-alone per migliorare le prestazioni in una particolare area di business.
  • Costo: Ballpark in un primo momento, ma tenuto aggiornato come migliore informazione viene a portata di mano.
  • * Motivazione Il progetto è esclusivamente benefici guidato, o ha alcun elemento di conformità, come ad esempio che vi sia un obbligo legale per eseguire il progetto?
  • Tempo d'azione: Una stima approssimativa in un primo momento, ma aggiornato da una migliore informazione in seguito.

Sapere chi avete bisogno di coinvolgere in pianificazione del progetto

Conoscere presto che è necessario coinvolgere nella gestione del progetto consente di includere le persone giuste nella vostra definizione degli obiettivi iniziali. Consente inoltre di pianificare per la loro partecipazione nelle fasi appropriate nel progetto. Coinvolgere queste persone in modo tempestivo assicura che il loro contributo sarà disponibile quando necessario e permette loro sapere che apprezzi e rispetto i loro contributi. Pensate:

  • Titolari di bilancio: Le persone che tenere i cordoni della borsa e può dettare la forma di progetto, e quelli che non può avere il controllo di bilancio, ma hanno la posizione organizzativa o influenza personale per bloccare le cose.
  • Provider: quelli che forniscono qualsiasi risorsa personale di cui avete bisogno. Ad esempio, avete bisogno di IT di ingresso del personale, che può essere difficile se il reparto IT è principalmente impegnata per i prossimi due anni!
  • Stakeholder: Le persone che hanno un interesse nei risultati del progetto. Potrebbe essere necessario per risolvere gli obiettivi contrastanti.
  • Sostenitori: persone che possono aiutare il vostro progetto successo.