Lavorare con liste di distribuzione in Outlook

È possibile creare una lista di distribuzione nel modulo Contatti di Outlook che include il nome di più di una persona, per quei tempi, quando si invia un messaggio a più persone contemporaneamente. È inoltre possibile assegnare categorie alle vostre liste di distribuzione (proprio come si può con i singoli contatti), e si può inviare una lista di distribuzione ad altre persone come allegato a un messaggio di posta elettronica in modo da poter utilizzare lo stesso elenco che si fa se sono anche utilizzando Outlook.

Creare una lista di distribuzione

Creazione di una lista di distribuzione è una semplice questione di fare un nome per la lista e scegliendo dalla collezione di nomi che avete memorizzato sul vostro sistema. Una lista di distribuzione non tiene traccia dei numeri di telefono e indirizzi postali, solo indirizzi e-mail.

Per creare una lista di distribuzione nel modulo Contatti, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere File -> Nuovo - List> Distribuzione (o premere Ctrl + Maiusc + L).

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Elenco di distribuzione.

2. Digitare il nome che si desidera assegnare alla lista di distribuzione.

Il nome digitato viene visualizzato nella casella di testo Nome.

3. Fare clic sul pulsante Seleziona membri.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona membri, con un elenco di nomi disponibili sul lato sinistro e una casella vuota a destra.

4. Fare doppio clic sul nome di ogni persona che si desidera aggiungere alla lista di distribuzione.

Ogni nome che si fa doppio clic appare in Aggiungi alla lista di distribuzione della colonna sul lato destro della finestra di dialogo.

5. Quando hai finito raccogliendo nomi, fare clic su OK.

La finestra di dialogo Seleziona membri si chiude.

6. Fare clic su Salva e chiudi (o premere Alt + S).

La finestra di dialogo Lista di distribuzione si chiude e la tua lista di distribuzione viene visualizzato nel tuo elenco di contatti.

Quando si crea una lista di distribuzione, si consiglia inoltre di includere gli indirizzi email di persone che non sono inclusi nell'elenco dei contatti o qualsiasi dei tuoi altri Rubriche Outlook. Per aggiungere un tale estraneo alla lista di distribuzione, fare clic su Aggiungi nuovo (anziché Selezionare Membri) al punto 4, sopra. Immettere il nome e l'indirizzo email della persona che si desidera aggiungere nella finestra di dialogo Aggiungi Membri, fare clic su OK e seguire il resto dei passaggi esattamente allo stesso modo.

Modifica di una lista di distribuzione

La gente viene e la gente va a liste di distribuzione, proprio come accade ovunque. Fortunatamente, è possibile modificare le liste. Basta fare clic sull'icona Contatti nel riquadro di spostamento e fare doppio clic sul nome di uno dei tuoi liste di distribuzione (le voci che mostrano una piccola icona a due teste a destra del loro nome). Quando si apre una voce di lista di distribuzione, si vede lo stesso schermo che avete visto al momento della creazione della lista. Qui, avete alcune opzioni utili:

  • Per rimuovere un membro della lista: Clicca quel nome e fare clic sul pulsante Rimuovi.
  • Per selezionare un nuovo membro dai nomi già presenti nel tuo elenco Contatti o l'elenco indirizzi globale: Fare clic su Seleziona membri e seguire la stessa procedura che si utilizza quando si crea un elenco.
  • Per aggiungere una persona il cui indirizzo di posta elettronica non è elencato in nessuna delle vostre rubriche: Fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo, compilare il nome e l'indirizzo email della persona, e fare clic su OK.

Utilizzo di un elenco di distribuzione

Liste di distribuzione appaiono come elementi nel proprio elenco Contatti insieme con i nomi delle persone - in modo (come si può intuire) è possibile utilizzare una lista di distribuzione per inviare un messaggio e-mail proprio come si farebbe con qualsiasi contatto. Ecco come:

  • È possibile trascinare la scheda con una lista di distribuzione di posta in arrivo per creare un nuovo messaggio di posta elettronica a quella lista.
  • È possibile digitare il nome della lista di distribuzione nel campo A: linea di un messaggio di posta elettronica e fare clic sul pulsante Controlla nomi nella barra degli strumenti.

Quando Outlook aggiunge una sottolineatura per il nome nella casella A: sai che il tuo messaggio andrà al popolo sulla vostra lista di distribuzione.