L'impostazione di un documento Naming Convention

Michelle è un avvocato personale cercando di sviluppare un ufficio senza carta. Un fattore importante è una convenzione di denominazione del documento per aiutarla ad organizzare e individuare documenti. Michelle vorrebbe salvare tutti i documenti a partire dalla data di AAAA_MM_GG a cui lei avrebbe aggiungere informazioni di cliente. Si chiede se c'è un modo per creare un predefinito per Word in modo che quando si salva un nuovo documento, si avvia automaticamente con la data corrente.

Ci sono alcuni approcci che si possono adottare per gestire questo problema. La maggior parte delle soluzioni comportano utilizzando una macro in un modo o nell'altro. Forse il più facile approccio basato macro è quello di apportare alcune modifiche al comando FileSaveAs. Questo è il comando che esegue Word ogni volta che si sceglie Salva con nome (premendo F12 è il modo più semplice per farlo) o ogni volta che si fa clic sul pulsante Salva sulla barra degli strumenti con un nuovo documento.

FileSaveAs Public Sub ()
Dim dlgSave Come Dialog

Set dlgSave = Dialogs (wdDialogFileSaveAs)

Con dlgSave
.Name = Format (data, "AAAA_MM_GG")
.Show
End With
End Sub

Questa macro è abbastanza semplice nel concetto: Mette semplicemente la data corrente (nel formato desiderato) nella finestra di dialogo Salva e quindi mostra la finestra di dialogo. In questo modo, la persona può quindi aggiungere qualunque "informazioni di cliente" è desiderato dopo tale data.

Un altro approccio per mettere la data corrente nella finestra di dialogo Salva è fare affidamento sul fatto che la Parola, per impostazione predefinita, utilizza il contenuto del campo Titolo nella proprietà del documento come il nome del file di default. È possibile utilizzare i campi per aggiornare i contenuti del campo Titolo. Ciò significa che è possibile seguire questi passaggi generali:

  1. Creare un nuovo modello di marca per i vostri documenti. (È possibile utilizzare il modello Normal, se lo si desidera.)
  2. Mettere il seguente campo all'interno del documento: {Info titolo "{DATE \ @" AAAA_MM_GG "}"}
  3. Bookmark l'intero campo nidificato e utilizzare un nome di segnalibro, ad esempio "infotitle".
  4. Creare una macro come il seguente:

    Public Sub AutoNew ()
    Application.ScreenUpdating = False
    ActiveDocument.Bookmarks ("infotitle"). Range.Fields.Update
    ActiveDocument.Bookmarks ("infotitle"). Range.Delete
    Application.ScreenUpdating = True
    End Sub

  5. Salvare il modello.

Ricordate che in eseguire passaggio 2, il modo in cui si inserisce le parentesi di campo è di premere Ctrl + F9. Il campo (che viene aggiornato nella macro AutoNew) recupera la data corrente, nel formato specificato, e lo mette in campo Titolo delle proprietà del documento. La macro, dopo aver aggiornato il campo (e quindi impostando il campo Titolo), quindi elimina il campo dal documento stesso.

Il risultato è che quando qualcuno va a salvare il documento per la prima volta, Word afferra il contenuto del campo Titolo e utilizza come nome suggerito per il documento. L'utente può quindi aggiungere qualunque "informazioni di cliente" è voluta dopo la data.

Se preferisci non pasticciare con le macro a tutti e si è aperto ad altri modi per salvare il vostro documento, oltre a partire da una data, si consiglia di visitare il sito di Graham Sindaco e dare un'occhiata a un libero aggiuntivo che permette per salvare le versioni numerate di documento:

http://www.gmayor.com/SaveVersionsAdd-In.htm

WordTips è la vostra fonte per la formazione Microsoft Word conveniente. (Microsoft Word è il più popolare software di elaborazione testi del mondo.) Questa punta (11619) si applica a Microsoft Word 2007 e il 2010. Si può trovare una versione di questo suggerimento per l'interfaccia del menu precedente di Word qui: un documento Naming Convention .