Gestione dei modelli aziendali

In un ambiente aziendale che utilizza Word, non è raro che l'azienda ha sviluppato un set standard di modelli che definiscono il "look" ha voluto per le comunicazioni aziendali. Purtroppo, se gli utenti apportano modifiche agli stili all'interno dei modelli (ci sono molti modi per fare questo senza nemmeno tentare di proposito), poi i modelli originali possono facilmente essere danneggiati.

Per esempio, diciamo che Maria utilizza il modello aziendale per creare una lettera, e quindi salva la lettera su disco. Successivamente, Bill crea una lettera utilizzando lo stesso modello, ma fa un paio di modifiche agli stili nel corso di creare e salvare il suo documento. La prossima volta che Maria apre la sua lettera, i cambiamenti di stile realizzati da Bill influenzerà l'aspetto della sua lettera.

Come risolvere questo problema comporta un triplice approccio. In primo luogo, è necessario salvare i modelli aziendali in modo protetto; secondo, è necessario impostare Word per accedere in modo corretto; e la terza, è necessario fare un po 'di educazione degli utenti.

In primo luogo, assicurarsi che i modelli sono memorizzati sul server di rete aziendale in una cartella speciale creata solo per lo scopo di immagazzinare i modelli. Assicurarsi che tutti abbiano accesso alla cartella, ma dovrebbe essere accesso in sola lettura. Inoltre, non fa male a fare in modo che i modelli vengono salvati in sola lettura. Se avete problemi con la creazione e la conservazione dei modelli in questo modo, l'amministratore di rete deve essere in grado di farlo abbastanza rapidamente.

In secondo luogo, all'interno di Word scegliere Opzioni dal menu Strumenti, e quindi visualizzare la scheda Directory. Assicurarsi che i punti di specifica Modelli workgroup nella cartella speciale si imposta nel passaggio precedente. Quindi, assicurarsi che l'opzione Modelli utente è impostata su una cartella privata o sul disco rigido dell'utente o all'interno del loro spazio sul server di rete.

In terzo luogo, chiedere agli utenti che, se vogliono fare modifiche a un modello (in modo da poter utilizzare tali cambiamenti più e più volte), dovrebbero copiare il modello della zona protetta sul server di rete per la loro area di modello di utente, e dare il modello un nuovo nome. (Questa copia dovrebbe avvenire al di fuori di Word, utilizzando le funzionalità di Windows stesso.) Le modifiche possono essere apportate al modello senza compromettere nessuno.

WordTips è la vostra fonte per la formazione Microsoft Word conveniente. (Microsoft Word è il più popolare software di elaborazione testi del mondo.) Questa punta (9442) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002, e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l'interfaccia a barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui: Gestione dei modelli aziendali.