Creazione di un ufficio senza carta

Sei stanco di guardare intorno al vostro ufficio e vedere altro che pile di documenti, oltre che scorre schedari, e ha perso le fatture? Se è così c'è qualcosa che si può fare per aiutare a creare ordine dal caos. Tutto quello che dovete fare è andare senza carta. Creazione di un ufficio senza carta, mentre un processo un po 'lunga, non è poi così difficile. Tutto quello che dovete fare è usare una certa creatività, mostra un po 'di perseveranza, e seguire queste linee guida.

  • Ci vuole tempo. Prima di iniziare la creazione di un ufficio senza carta, è necessario capire in primo luogo che si tratta di un processo. Come processo è qualcosa che ci vorrà del tempo. Non è qualcosa che si può fare in un solo giorno. A seconda delle dimensioni del vostro ufficio, e quanto tempo dedicare ad esso, questo è un progetto che può richiedere fino a un mese o più. A causa di questo, iniziare con piccoli passi, e realizzare una parte del progetto complessivo prima di passare a quella successiva.
  • Utilizzare, quando possibile. Quando si riceve tutta la posta, fatture, bollette, o altri oggetti di carta che devono essere salvati, quindi eseguire la scansione in un file PDF PDF. Questi file non mancherà di tenere una copia digitale dell'originale, eliminando la necessità di una copia cartacea per i file, e consentono di stampare un altro se si ritiene necessario. E 'meglio per convertire la posta in PDF non appena entra, e andare a ritroso attraverso i vostri file come si può.
  • Dump il fax. Ci sono servizi online che puoi utilizzare per inviare e ricevere fax. Ciò elimina la necessità per voi di stampare oggetti, solo per essere conservato nuovamente in formato PDF. Inoltre, questi servizi consentono di inviare e ricevere fax direttamente dal proprio computer, aumentando così l'efficienza complessiva.
  • Bill on-line. Se si effettua o si riceve i pagamenti (come la maggior parte delle imprese fanno), perché non fare come gran parte del lavoro on-line, come è possibile? Questo processo consente di risparmiare il tempo di dover correre alla banca, così come può aiutare a velocizzare il processo di fatturazione, aiutare a prevenire le bollette perduti, e così via.
  • Eseguire il backup di tutto. Ogni volta che si inizia andare senza carta, è necessario essere sicuri di eseguire il tutto. Se possibile, è consigliabile eseguire il backup di tutto su base giornaliera. Utilizzare elementi come hard disk esterni, CD, DVD, o qualche altro processo per eseguire i dati su. Questo è importante semplicemente perché vi aiuterà a evitare di perdere tutti i dati nel caso in cui qualcosa di spiacevole accade.