Come tracciare un ciclo di vita del progetto per la gestione delle operazioni

Pianificazione di un progetto di gestione delle operazioni può essere un processo, e come tutti i processi, che beneficia di standardizzazione e la disciplina. Un progetto di successo poggia su tre gambe, proprio come uno sgabello. Ha bisogno

  • Buone processi per assicurare che le azioni siano adottate adeguate nella giusta sequenza
  • Le persone giuste che lavorano al progetto
  • Comunicazione adeguata tra i partecipanti al progetto

    Come tracciare un ciclo di vita del progetto per la gestione delle operazioni

Le fasi del ciclo

Lo scopo di un piano di progetto è quello di tradurre gli obiettivi in ​​obiettivi e risultati. Eppure arrivare richiede l'adesione a un processo disciplinato. Ci sono quattro fasi del processo di gestione del progetto standard. Questo stesso processo viene utilizzato per tutto da sviluppare progetti di esplorazione spaziale a costruire ponti.

  1. Definizione e scoping.

    In questa fase, è necessario completare tre compiti principali:

    • Identificare gli obiettivi e le parti interessate per il progetto
    • Scrivi li su in una dichiarazione d'intenti
    • Fare un primo passaggio a identificare i tempi, i costi, le tecnologie e l'organizzazione che il progetto richiede per avere successo
  2. Planning.

    Questa fase richiede una grande quantità di lavoro, tra cui questi compiti specifici, per consentire l'esecuzione con successo del progetto:

    • Identificare specifiche di progetto in dettaglio
    • Lezioni recensione apprese dai progetti precedenti che sono simili
    • Determinare i rischi e le opportunità e creare di emergenza o di mitigazione dei piani a seconda dei casi
    • Creare una struttura di lavoro-scomposizione per identificare ciò che è necessario attività da svolgere e che è responsabile per la loro
    • Sviluppare dettagliate stime di pianificazione e misurazione del tempo e stabilire le tappe di avanzamento per il monitoraggio in seguito
    • Sviluppare preventivi dettagliati e stabilire le tappe di avanzamento per il monitoraggio in seguito
    • Assegnare risorse, compresi i fornitori al progetto
  3. Esecuzione.

    Ora è necessario fare in realtà il progetto. In questa fase, di gestire questi compiti:

    • Monitorare il progresso, costo e qualità del progetto
    • Attivare piani di emergenza, in caso di necessità
    • Gestire il cambiamento portata e strisciamento
  4. Handover e closeout.

    Questo è quando si finisce:

    • Consegnare il progetto da fornire al cliente
    • Rampa fino al funzionamento normale, se del caso
    • Eseguire una revisione post-azione per identificare lezioni apprese



Se si esegue correttamente queste quattro fasi, si dovrebbe essere in grado di ottenere i risultati desiderati che erano gli obiettivi per il vostro progetto.

La maggior parte dei responsabili di progetto utilizzano la variazione perimetro termini e scope creep quasi sinonimi. Cambia ambito comprende grandi, le decisioni deliberate circa la portata del progetto. Scope creep, tuttavia, indica meno consapevole processo decisionale da parte del team di gestione del progetto e il cliente. Sopprimere con successo scope creep è una delle chiavi per raggiungere i vostri obiettivi di costi e tempi.

Essere consapevoli del fatto che la crescita ambito è una strategia per alcune aziende. Alcune aziende lowball il costo per vincere il business e quindi fare affidamento su cambiamenti di ambito cliente di recuperare l'offerta sotto. Il classico esempio di cambiamento portata avviene intorno alla costruzione di una casa su misura. Il contraente è felice di accogliere il cambiamento dal composito di granito naturale, ad un costo aggiuntivo sostanziale!

La sua capacità di apportare modifiche nel progetto diminuisce come ci si sposta attraverso il processo. Mentre ci si sposta dalla definizione e scoping di consegna, il costo del progetto aumenta progressivamente. Inoltre, la dipendenza del vostro futuro lavoro sulle decisioni passate aumenta pure. Ciò rende il costo dei cambiamenti più costosi, come si procede attraverso il ciclo di vita del progetto, in particolare per le decisioni che avete già speso soldi su.

Per gli stessi motivi, la capacità di gestione e le parti interessate di apportare modifiche al progetto diminuisce. Le modifiche che si possono fare con una linea semplice su un pezzo di carta in fase di definizione e di scoping possono letteralmente costare milioni di dollari in fase di esecuzione. Come è giusto all'inizio del processo è cruciale.

Decidere di andare o non andare

Go / no-go decisioni si verificano tra le fasi di definizione / scoping, pianificazione, ed esecuzione. In altre parole, dopo aver completato la fase di definizione e di scoping, si può decidere che il progetto non è in grado di raggiungere i suoi obiettivi, che porta ad abbandonare il progetto. Le aziende fanno spesso riferimento a questi go / no-go decisioni come stage-gate o fase-gate. Quasi tutte le aziende li usano.

Tirando la spina su un progetto può essere una buona idea, in alcuni casi, perché non si vuole buttare soldi dopo male. Aziende energetiche sono noti per spendere fino a $ 3 miliardi su un progetto da 10 miliardi di fase di progettazione e quindi annullare l'intero progetto. E questo è bene!

E 'molto meglio di annullare un progetto dopo aver speso 3 miliardi dollari di perdita di un ulteriore 5 miliardi dollari quando la fase di pianificazione determina non ci sia abbastanza petrolio nel terreno per rendere il progetto redditizio.

Come tracciare un ciclo di vita del progetto per la gestione delle operazioni

Alcune aziende hanno anche ampliato questa idea di creare concorrenza nel loro processo di pianificazione. Ad esempio, molte aziende elettroniche iniziano 50 progetti in definizione / processo di scoping ogni anno, aspettandosi di vagliare tale numero fino a 10 progetti, dopo la prima fase-gate. Dopo la fase di progettazione, che si aspettano di ridurre tale numero fino a 5 progetti che faranno realmente eseguono. Questa competizione darwiniana stile è talvolta chiamato il progetto funne l.

Documentare il progetto

Un prodotto importante di un processo di pianificazione del progetto ben eseguito è l'insieme di documenti che ne deriva. Documentazione formale - a patto che non è solo un fill-in-the-blank esercizio - avvantaggia il progetto in diversi modi:

  • Promuove l'allineamento con il cliente e membri del team.
  • Previene errori rookie che si verificano a causa di un project manager si dimentica di fare qualcosa di importante in questo processo.
  • Aiuta a mantenere scope creep a bada da documentare esattamente ciò che è (o ciò che non è), nell'ambito del progetto.

    Un modo gentile per sopprimere scope creep dal client è di fare riferimento a documentazione che dimostri che la nuova funzione mago-bang che il cliente vuole ora è davvero scope creep e non può essere completata nei tempi previsti o di budget.