Come proteggere i sistemi finanziari del tuo Nonprofit

Anche in una piccola organizzazione senza scopo di lucro, si vuole stabilire pratiche attenti a come si gestisce il denaro e documenti finanziari. Se si dispone di un ufficio di una sola persona, la creazione di tutti i seguenti controlli può essere impossibile, ma si dovrebbe cercare di attuare il maggior numero possibile di essi:

  • Negozio libretti degli assegni, libretti di risparmio, assegni in bianco, documenti finanziari, e contanti in un luogo sicuro bloccato.
  • Regolarmente backup record finanziari che si mantiene sui computer, e memorizzare una copia off-site in un luogo sicuro.
  • Assegna a persone diverse funzioni separate di firmare assegni, firmando assegni, conciliare conti bancari, e controllando i controlli annullati che restituiscono dalla banca. Se si può organizzare per quattro persone diverse per eseguire queste attività, che è grande. Se non, forse un membro del consiglio può controllare due volte assegni annullati.

    Cercare la precisione e per tutto ciò che sembra di pesce, come gli assegni intestati a fornitori che non riconosci, assegni annullati da persone o imprese diverse da quelle a cui sono scritte, o di controlli che mancano dai bilanci bancari annullati. Appropriazione indebita è rara ma possibile, e prendendo questi passaggi è un modo di rilevarla.
  • Richiede due firme su assegni o bonifici su un determinato importo. Non esiste un importo forfettario per questa pratica: Dipende da ciò che si qualifica come un insolitamente elevato di transazione per il no-profit. È possibile adottare questo requisito come una politica interna e applicare come un modo per garantire Vigilanza di transazioni di grandi dimensioni.

    Anche se la vostra banca controlla probabilmente transazioni di grandi dimensioni o inusuali e può contattare l'organizzazione se nota attività insolite sul tuo conto, in questi giorni alcune banche accettano la responsabilità di far rispettare una politica di due firme su assegni dei clienti.
  • Conservare in file organizzati, soggetti a un criterio di conservazione / distruzione di documenti, tutti i documenti che esegue il backup dei documenti bancari. Questi documenti possono includere fogli di personale a tempo, al botteghino o altri documenti per i biglietti venduti, ricevute e fatture. È possibile eseguire la scansione e conservarle come documenti elettronici, se lo si desidera. In tal caso, il backup dei file e le password che proteggono con cura.
  • Mantenere un elenco dettagliato di qualsiasi mobili o attrezzature di acquistare o ricevere donazioni (tra cui computer), notando la data in cui sono stati acquistati o ricevuti e il loro valore.

Blu Avocado ha pubblicato un articolo utile, "Tesorieri di All-Associazioni di volontariato: Otto Responsabilità chiave."