Come pianificare un progetto di efficienza di successo

Per aumentare la produttività o diminuire i rifiuti nella vostra azienda o organizzazione, è necessario pianificare con attenzione per un progetto di efficienza. Al fine di progredire in modo efficiente e, infine, arrivare obiettivo dichiarato del progetto, è necessario un piano per la comunicazione chiara squadra, confermando la qualità del prodotto / servizio, e misurare il successo.

Stabilire la comunicazione

Con la diversità del pubblico che sarà alla ricerca di informazioni sul progetto e la matrice di dati che sarà la raccolta, è essenziale che si prepara un progetto di comunicazione Piano di Gestione per evitare la duplicazione degli sforzi e per garantire che niente e nessuno cade attraverso le crepe.

Come minimo, il piano dovrebbe specificare quanto segue per tutte le comunicazioni di progetto:

  • Destinatari: Il popolo i cui bisogni informazioni sono indirizzate attraverso la comunicazione del progetto. Questa potrebbe essere la squadra nel suo complesso, un sottocomitato, gestione superiore, o gli utenti esterni.
  • I bisogni di informazione: le informazioni che il pubblico di destinazione vuole e / o esigenze.
  • Attività di condivisione delle informazioni: il tipo specifico di attività di scambio di informazioni da utilizzare per trasmettere informazioni al target di riferimento (relazioni scritte, presentazioni e incontri, per esempio).
  • Contenuto: I dati specifici da condividere nella comunicazione del progetto.
  • Frequenza: Quando si verifica l'attività di condivisione delle informazioni (può essere sia regolari di linea o ad hoc)
  • La raccolta dei dati: Come e quando i dati del report sono raccolti

Garantire la qualità del prodotto

La realizzazione di un prodotto finale unico non significa molto se in definitiva bisogno di un milione di copie e si doveva creare 99 versioni difettose per arrivare a quel singolo desiderabile. Il piano di progetto deve specificare quale livello di qualità del prodotto finale deve soddisfare. Potete esprimere questo concetto in termini di Six Sigma ("il nuovo processo di produzione deve funzionare a cinque sigma") o in altri termini concreti.

In un esempio di conversione CRM, il risultato finale desiderato include l'importazione di tutti i dati di sistema vecchi nel nuovo CRM. Tuttavia, poiché il vecchio sistema aveva campi personalizzati che non sono stati sempre utilizzati in modo uniforme, è necessario un certo sforzo manuale per leggere e processo che i dati discutibili.

Specificando se vi preoccupate per l'importazione di tali dati a tutti, o se si tratta di un requisito di business assoluto alla porta 100 per cento di tali dati, consente di determinare quali risorse sono necessarie e quando il progetto è veramente completo.

Costruire un elenco pubblico

Pubblico di Un progetto è una persona o un gruppo che sostiene, è influenzata da, o è interessato al vostro progetto. Il pubblico del vostro progetto può essere all'interno o all'esterno dell'organizzazione, e sapendo chi sono ti aiuta a pianificare se, quando, e come coinvolgerli.

Un elenco pubblico progetto è un documento vivo. È necessario iniziare a sviluppare la vostra lista, non appena si inizia a pensare al tuo progetto. Scrivete tutti i nomi che si verificano a voi; quando si discute il progetto con altre persone, chiedere loro che pensano che potrebbero essere colpiti da o interessato al vostro progetto.

Categorie del pubblico suggerite includono gestione superiore; richiedenti, responsabili di progetto, gli utenti finali, i membri del team, gruppi normalmente coinvolti, gruppi necessari solo per questo progetto, clienti, collaboratori, fornitori, fornitori, appaltatori, regolatori, società professionali, e il pubblico.

Dopo aver scritto un paio di elenchi di pubblico, è possibile costruire un modello interno, che include le categorie di membri della lista e anche pre-liste di nomi specifici. In futuro, si può iniziare con questo modello di elenco invece di dover ripartire da zero. Non solo questo risparmiare tempo, ma garantisce che non si dimentica alcuni ruoli chiave e nomi, perché sono già nella lista!