Come mantenere del vostro Nonprofit Libri Organizzati e corrente

Dopo aver creato un bilancio, è necessario creare un sistema per mantenere costanti e record organizzati tue informazioni finanziarie senza scopo di lucro. Si può scegliere di fare la vostra contabilità a mano o con software di contabilità. Contabilità, come il mondo del non profit, ha alcuni modi specifici di fare le cose. Ci sono due approcci contabili fondamentali.

Diversi sistemi di contabilità

Incontrerete due sistemi standard per la compilazione e la presentazione di informazioni sulla storia finanziaria della propria organizzazione: cassa e per competenza. Ecco alcuni modi in cui differiscono:

  • Un sistema di cassa ricorda molto da vicino il modo in cui la maggior parte delle persone a mantenere i loro libretti degli assegni. Si entra reddito nei libri quando si ricevono e depositare un assegno o contanti. Si entra spese quando si paga una bolletta. Molti trovano un sistema di cash essere un approccio comodo perché è semplice. Quando i libri presentano un saldo positivo, avete soldi in mano o in banca.
  • Un sistema per competenza rileva reddito quando viene promesso e spese quando sono obbligati. Supponiamo che riceve una lettera di concessione di una sovvenzione da una fondazione che promette l'organizzazione $ 60.000 per un periodo di due anni. Questa sovvenzione sta per essere pagati in quattro assegni di $ 15.000 ciascuno.

    In un sistema di contabilità per competenza, si entra l'intero $ 60.000 come reddito nei tuoi libri quando quei soldi è promesso - quando si riceve la sovvenzione lettera premio. Sul lato della spesa, si entra le bollette nei vostri libri quando si incorre loro - che potrebbe essere prima che siano dovuti.

Ognuno di questi approcci ha possibili svantaggi:

  • Nei libri di cassa, la vostra organizzazione può devono soldi in bollette non pagate, ma i debiti non sono evidenti, perché non sono i tuoi libri fino a quando non sono pagati.
  • Nei libri di cassa, l'organizzazione potrebbe aver ottenuto un grande contributo, ma può sembrare poveri perché non hai ricevuto l'assegno.
  • Nei libri di cassa, è più difficile dire se dovete imposte sui salari.
  • Nei libri per competenza, potrebbe essere stato promesso un grande contributo, ma non ancora ricevuto. Si può non avere denaro in cassa, ma i tuoi libri guardare come se si dispone di reddito surplus.

Mantenere i libri da un sistema per competenza è prassi contabile standard per le organizzazioni non profit ed è raccomandato dal Financial Accounting Standards Board. Per essere onesti, però, le piccole organizzazioni possono spesso ottenere da un sistema di cash su base giornaliera e poi trasferirli ad una presentazione per competenza, una volta ogni trimestre o al termine del loro anno fiscale.

Considerare software di contabilità

Se si decide di utilizzare il software per mantenere i tuoi libri, è possibile acquistare i tipi che sono stati progettati specificamente per organizzazioni non profit, che hanno alcune esigenze diverse e utilizzano alcuni termini diversi per le imprese profit. Si dovrebbe prendere in considerazione la scelta di uno di questi prodotti pensati per organizzazioni non profit, anche se i contabili differiscono se è necessario. Alcuni pacchetti software di contabilità che molte piccole organizzazioni non profit utilizzano includono QuickBooks di Intuit, Salvia 50, e il Fondo EZ.

Se più di quattro o cinque persone a vostra organizzazione sarà con il software di contabilità, se il vostro budget è superiore a $ 1 milione, o se è necessario tenere traccia molti programmi, è probabile che vuole investire in software di contabilità più complesso.

Altrettanto importante, se il no-profit ha più membri dello staff a tempo pieno, avrà bisogno di sistemi per la gestione del libro paga e traccia del tempo e la frequenza. Intuit online Payroll è popolare tra le piccole organizzazioni, e organizzazioni non profit più grandi possono preferire ADP (Automatic Data Processing) o il tempo-tracking strumenti come Kronos.

La rivista online Idealware è un'ottima fonte di articoli, blog, webinar e forum sulla tecnologia per organizzazioni non profit.

Quando si crea il tuo budget di start-up, non dimenticare di includere il software di contabilità - il costo di acquisto del pacchetto o servizio online, di sua creazione, e di essere addestrati ad usarlo. Come l'organizzazione cresce e avete bisogno di un software più sofisticato, il tempo di installazione sarà maggiore.