Come faccio a scrivere una lettera di rimborso?

Conosciuto anche come una richiesta di rimborso lettera, una lettera di rimborso è un documento che cita una situazione finanziaria specifica che esiste tra due parti, e individua la necessità di una di quelle parti per ricevere un rimborso totale o parziale di un contributo finanziario fatto come parte di una transazione finanziaria. Il contenuto effettivo della lettera può essere un po 'informale, o può essere molto dettagliata e formale, a seconda delle circostanze della transazione. C'è un elenco di elementi di base per affrontare nel testo della lettera, anche fornendo informazioni di identificazione relative all'operazione in domande, l'importo del rimborso richiesto, e il tipo di termini di pagamento che sono considerati accettabili.

Con la maggior parte dei formati di lettere di rimborso, il primo compito è quello di individuare il motivo per il rimborso. Ad esempio, se un membro di un centro benessere ha offerto il pagamento per l'adesione a yearâ € s e deve trasferirsi per lavoro verso la fine del primo trimestre dello stesso anno, lui o lei può notificare il club di questo cambiamento di status. Assumendo i termini e le condizioni di partecipazione consentono il rimborso parziale delle quote di iscrizione dovuta alla delocalizzazione di un membro, che fornisce questi dati consente di notare che questa situazione particolare è coperto e una sorta di rimborso è dovuto.

Insieme con precisando i motivi della richiesta, una lettera di rimborso dovrebbe anche individuare l'importo del rimborso anticipato. Ciò consente al destinatario la possibilità di controllare due volte le figure e determinare se tale importo è corretto. Assumendo entrambe le parti sono l'interpretazione delle disposizioni della convenzione tra loro con precisione, questa cortesia aiuta semplicemente a trasmettere la consapevolezza che tutte le persone coinvolte ha lo stesso livello di aspettative.

Una terza componente chiave in qualsiasi lettera di rimborso è identificare metodi accettabili a condizione che il rimborso alla parte richiedente. Il mittente può richiedere il pagamento in forma di un assegno, un credito emesse a un conto di carta di credito, o un trasferimento elettronico di fondi al suo conto in banca. Questo spesso aiuta ad accelerare il pagamento, poiché non vi è alcuna necessità di emettere comunicazioni supplementari per determinare come il pagamento dovrebbe essere elaborata.

Una volta che la lettera di rimborso è stato inviato e ricevuto, molte aziende rispondono con un riconoscimento della richiesta e uno schema di quando il pagamento del rimborso sarà pubblicato. In genere, l'importo del rimborso sarà notato nella risposta, che permette di sapere esattamente quanto sarà rimborsato mediante un trasferimento di controllo, di credito o fondi. Supponendo l'importo richiesto e l'importo approvato è lo stesso, la transazione è considerato completo una volta che il pagamento è stato offerto.