Come creare un bilancio per una raccolta di fondi senza scopo di lucro

La linea di fondo è molto semplice: guadagno totale della vostra organizzazione senza scopo di lucro di un evento speciale deve superare il costo totale - da un sacco, si spera. Ma come si fa a ottenere una maniglia sulle entrate e le spese?

Se si sta mettendo in scena un evento per la prima volta, è particolarmente importante nelle prime fasi del processo di chiedere ai vostri sostenitori principali - da tavolo, volontari, e di leadership evento - quanto intendono dare. Perché queste persone sono i più propensi a donare con generosità, sapendo le loro intenzioni aiuta a prevedere i risultati complessivi.

A volte eventi di raccolta fondi prendono un paio di anni per raccogliere il sostegno di alto livello, in modo da budget esattamente quanto avete intenzione di fare in anni uno, due, e tre. Non è raro per rompere anche il primo anno di un evento o di avere piccole proventi netti dalla vostra prima avventura.

Un altro modo per stimare il potenziale di raccolta fondi di un evento è di verificare con le organizzazioni che producono eventi simili. Se hanno presentato un anno programma dopo anno e la vostra è una prima volta outing, chiedere loro dove i loro livelli di reddito iniziato. Provate a pesare oggettivamente beni del vostro evento contro la loro. I vostri consigli ugualmente ben collegati? Il vostro ospite speciale altrettanto noto?

Come calcolare le entrate

Provate a progettare il vostro evento in modo che produce reddito in più di un modo. Un mercatino può comprendere anche la vendita di prodotti da forno. L'asta può includere pubblicità in un programma stampato insieme con i biglietti per l'evento e il reddito generato dalla vendita degli oggetti all'asta. Categorie di reddito evento standard includono:

  • Vendita dei biglietti singoli
  • Tabella o di gruppo vendite (di solito per i partiti di otto o dieci)
  • Benefattore, patron e sponsor donazioni (per i quali i donatori ricevono un riconoscimento speciale in cambio di contribuire importi superiori a costi di base da tavolo o di sicurezza)
  • Sponsorizzazioni di partecipanti all'evento (ad esempio, impegnandosi a contribuire con un importo particolare per miglio gestito da un amico)
  • Alimentari e / o bevande di vendita
  • Le vendite di beni e / o servizi
  • La raccolta pubblicitaria (in programmi stampati, striscioni, e così via)
  • L'acquisto di un caso (biglietti della lotteria, premi porta, e così via)

Spese - attese ed inattese

A meno che un meraviglioso sponsor ha offerto di coprire tutte le spese, l'evento avrà un costo di produrre. Le categorie generali possono includere i seguenti:

  • Costruire / struttura / posizione (affitto dello spazio, uso sito permessi, guardie di sicurezza, bagni chimici, tende, costi di pulizia)
  • Pubblicità e promozione (save-the-date cartoline, fotografia, manifesti, inviti, programmi di eventi, i costi di pubblicista, spese postali, siti evento con una funzione di acquisto del biglietto)
  • Produzione (illuminazione e apparecchiature audio, lavoro tecnico, direttori di scena, banditori)
  • Viaggi e diaria (per oratori ospiti, artisti, o gli ospiti speciali)
  • Assicurazione (ad esempio, assicurazione di responsabilità civile in caso qualcuno si fa male a causa di negligenza dell'organizzazione, o l'assicurazione di trasporto per proteggere beni donati)
  • Cibo e bevande (comprese le autorizzazioni per la vendita o servire alcolici, se necessario)
  • Decor (fiori, tavoli e sedie in affitto, biancheria, fuochi d'artificio, banner)
  • Varie (premi, riconoscimenti, trattamento talento, Nomi, segni, t-shirt)
  • Spese di ufficio (lettera di scrittura, mailing list e gestione sito web, coordinamento dettaglio)
  • Tutte le altre spese per il personale

Informarsi sempre sui prezzi senza scopo di lucro, e lasciare che i venditori sanno che la vostra organizzazione è esente da tasse.

Nonostante la pianificazione attenta, alcune spese possono apparire inaspettatamente e causare a superare il vostro budget. Se si prevede di servire il cibo al vostro evento, tenere a mente questi consigli per evitare addebiti a sorpresa:

  • Verificare che tutti i costi di servizio e di preparazione sono inclusi nel bilancio ristorazione.
  • Se avete bisogno di aggiungere pasti supplementari all'ultimo minuto, scoprire se il ristoratore costi aggiuntivi. Se pasti che avete ordinato non vengono mangiati, è probabilmente ancora bisogno di pagare per loro. Controllare sulla politica del catering.
  • Se una parte del vino che hai acquistato non è consumata, è il negozio disposti a comprare di nuovo da voi?
  • Se il vino è stato donato al tuo evento, scoprire se il ristoratore addebita commissioni multa per l'apertura e servirla.