Come creare i bilanci, per i programmi senza scopo di lucro o Dipartimenti

Se si assomigliano molte organizzazioni senza scopo di lucro, di gestire diversi programmi o dipartimenti. Ciascuno di questi programmi ha un budget che deve rientrare nel budget complessivo per l'organizzazione senza scopo di lucro.

Supponiamo che quando inizia l'organizzazione senza scopo di lucro, si offrono solo un programma - un centro di dopo-scuola che fornisce assistenza e tutoraggio compiti per i bambini a basso reddito. Il programma scatta veramente, e più bambini iniziano mostrando dopo la scuola - alcuni perché hanno bisogno di tutor, ma altri perché i loro genitori lavorano ei bambini hanno bisogno di un posto sicuro dove andare. Per servire questi nuovi partecipanti, si aggiungono corsi d'arte e di un programma sportivo.

Così ora, invece di un programma, si hanno tre. Ognuno ha le proprie esigenze di bilancio. A treni coordinatore del programma e recluta i tutor e gli acquisti di libri, quaderni e materiale scolastico. Il programma di arte richiede tempo, le forniture, lo spazio di un artista per fare arte, e l'accesso a un forno.

Per offrire un programma sportivo, la vostra agenzia affitta la vicina palestra, assume quattro allenatori, si avvale di un coordinatore dei volontari per reclutare i genitori e gli altri assistenti allenatori e apparecchiature acquisti. I costi specifici di un programma - libri, articoli per belle arti, allenatori - sono chiamati i suoi costi diretti.

Ma ciascuno dei tre programmi dipende anche materiali e servizi forniti dalle persone che lavorano per conto di tutta l'organizzazione, come ad esempio il direttore esecutivo a tempo pieno della vostra agenzia, il direttore di sviluppo part-time, e il contabile.

Ciascuno dei tre programmi dopo-scuola utilizza anche uffici, utenze, telefono e materiali stampati dell'organizzazione. I costi che i vari programmi condividono - come lo stipendio del direttore esecutivo, servizi di contabilità, affitto, e bollette telefoniche - sono chiamati costi indiretti. Si può pensare a questi costi condivise come il collante che tiene insieme il no-profit.

Quando si prepara un budget programma o servizio, si desidera includere sia i costi diretti e costi indiretti.

I costi diretti sono piuttosto semplici. Ad esempio, si sa che cosa dovete pagare i tutor per ora, e tu sai quante ore lavorano. Ma i costi indiretti possono essere appiccicoso, e non perché sono la colla organizzativa. Sono appiccicoso da affrontare, perché determinare come dividere in modo esatto tra le attività dell'organizzazione è difficile.

Molti grantmakers sono riluttanti a pagare i veri costi indiretti connessi con i programmi, e, se l'organizzazione dipende in larga misura le sovvenzioni, che la riluttanza si può mettere nella posizione finanziaria scomoda di essere in grado di pagare per un famoso allenatore di basket, ma non per accendere le luci in palestra.

Quando l'organizzazione è relativamente piccolo con pochi programmi, si può essere in grado di tenere un registro accurato di come i membri del personale passano il loro tempo, quanti metri quadrati in un edificio di un programma utilizza, e anche su quante forniture per ufficio ogni membro del personale controlli fuori dell'armadio alimentazione. Sulla base di quei dischi, è possibile stimare ragionevolmente i costi indiretti.

Come l'organizzazione cresce in complessità e il numero di programmi, è possibile calcolare i costi indiretti utilizzando una formula si deriva, sulla base di costi diretti. Qui ci sono alcune formule di esempio e passaggi per derivare loro.

In primo luogo, aggiungere tutti i costi diretti:
Programma Costi diretti di ogni programma
Assistenza Tutoring e compiti a casa 46.000 $
Arte e artigianato 60.000 $
Atletica $ 164.000
Totale costi diretti: $ 270.000
Quindi calcolare la percentuale del totale dei costi diretti che ogni programma rappresenta:
Assistenza Tutoring e compiti a casa $ 46.000 ÷ 270.000 $ = 17%
Arte e artigianato $ 60.000 ÷ 270.000 $ = 22%
Atletica $ 164.000 ÷ 270.000 $ = 61%

In molti casi, si può ragionevolmente supporre che i costi indiretti di un programma in correlazione ai costi diretti, o che un programma che è più costosa richiede più la supervisione del personale e più uso di spazi per uffici. Nel caso del centro di dopo-scuola, tutti i costi indiretti - che includono un salario per il regista, un contabile contratto, affitto, utenze, telefono, e la stampa - totale 130.500 $.

Utilizzando questa cifra, si può mettere insieme i costi diretti e indiretti in un quadro reale finanziaria di ciascun programma moltiplicando il 130.500 $ in costi indiretti secondo le percentuali che sono stati calcolati per i costi diretti. Ecco la ripartizione proposta.

Programma Formula Indiretto Importo Costo
Assistenza Tutoring e compiti a casa $ 130.500 x 17% 22.185 $
Arte e artigianato $ 130.500 x 22% 28.710 $
Atletica $ 130.500 x 61% 79.605 $

A volte le organizzazioni scrivere budget del progetto, identificando tutti i costi diretti in dettaglio e poi mostra i costi indiretti come una somma forfettaria in fondo alla lista delle spese. Ma alcune fonti di finanziamento esitano a pagare per i costi indiretti quando sono presentati in questo modo. I finanziatori vogliono sapere quali sono le spese effettive contribuiscono a quei costi indiretti.

Si dovrebbe mostrare l'articolo costi indiretti specifico elemento, anziché mescolarle tutti insieme. Per il programma di tutoraggio, per esempio, si mostrerà il 17 per cento dello stipendio del direttore esecutivo, il 17 per cento delle tasse del bookkeeper, e così via.