Che cosa è una chiamata Teleconferenza?

Una chiamata teleconferenza è un metodo utilizzato incontro in affari quando tutti, o alcuni, dei partecipanti alla riunione sono in posizioni fisiche diverse. Ogni partecipante in una chiamata teleconferenza sarà probabilmente chiesto di comporre in una posizione centrale, sia su un pre-set, il numero di telefono per conferenze verde, o semplicemente per un numero all'interno del business. Questo tipo di incontro in teleconferenza sta diventando sempre più comune, ora che il telelavoro è una pratica popolare, così come tra le imprese con varie sedi a livello nazionale o internazionale.

Vi è una grande flessibilità associata a una chiamata teleconferenza. Per esempio, ogni partecipante alla chiamata mia rimangono a propria scrivania senza bisogno di trascorrere la giornata in una sala conferenze. Inoltre, la chiamata può essere pianificata basata su programma di tutti, anche se questo può essere un po 'più complicato se i partecipanti alla riunione vivono in fusi orari diversi.

In generale, una chiamata in conferenza come questa avviene per telefono, senza alcun tempo di faccia a faccia, ma alcune aziende possono avere webcam o software riunione installate sui computer dei propri dipendenti. Questo può permettere una certa comunicazione faccia a faccia, o almeno permettere a tutti di vedere la stessa schermata del computer. In generale, un incontro in teleconferenza semplicemente inizia quando tutti hanno chiamato. Ci sarà generalmente un leader della chiamata che arriva prima di tutti, e che può aiutare a fare presentazioni come altri arrivano.

Il leader sarà quindi in generale gestire la chiamata in teleconferenza, fanalino di singoli punti di discussione e problemi che devono essere discusse. Lui o lei dovrebbe anche incoraggiare tutti a parlare, e fare domande se qualcuno sembra silenziosa o sembra essere distratto dalla chiamata; cioè, controllare la posta elettronica. Se la chiamata in teleconferenza dura più di un'ora o due, è il leader che dovrebbe indicare che ci sarà una breve pausa dalla chiamata per le persone a visitare il bagno o ottenere una bevanda.

Anche se alcuni considerano una chiamata in teleconferenza ad essere meno efficace e portare a termine meno di un incontro tradizionale, non c'è dubbio che è meno costoso e più conveniente per le aziende. Se le chiamate di teleconferenza siano relativamente piccole, e tutti sono in grado di essere impegnati e interessati alla chiamata, si può realizzare un bel po '. Potrebbe essere utile avere una struttura progettata, con diversi relatori e presentatori durante la chiamata per evitare la noia, così da avere tutti annunciare il loro nome prima di iniziare a parlare per evitare confusione, che può indurre la gente a perdere interesse.