Che cosa è un ufficio senza carta?

Un ufficio senza carta è un ambiente di lavoro che opera con la maggior parte o tutti i suoi documenti in formato digitale, memorizzati elettronicamente e facilmente accessibili. Si basa sull'idea che molte delle funzioni precedentemente cartacei di uffici tradizionali sono diventati digitalizzati. Come i computer sono diventati onnipresenti nell'ambiente di lavoro occidentale, opinion leader hanno cominciato a immaginare un posto di lavoro in cui condurre gli affari in digitale non sarebbe solo snellire il processo di business, ma potrebbero anche eliminare in gran parte la necessità di carta.

L'idea alla base dell'ufficio senza carta è che, nella maggior parte dei casi e in molte industrie, documenti non devono essere stampati. Contratti, per esempio, possono essere creati in un ufficio, inviati via email alle parti e firmati elettronicamente, con ciascuna delle parti ha fornito una copia autenticata del documento firmato. Blueprints possono essere memorizzati e accessibili on-line, con il progresso costruzione monitorati in modo digitale. Ristoranti possono semplificare le operazioni e ridurre al minimo gli errori digitalizzando i loro sistemi di ordinare cibo. La maggior parte delle imprese conducono almeno alcune delle loro transazioni finanziarie per via elettronica.

Oltre alla semplice riduzione del volume di carta sul posto di lavoro, un vantaggio significativo di digitalizzazione documenti è che la versione più recente è immediatamente disponibile per tutti. L'accesso a informazioni accurate e up-to-date è fondamentale soprattutto nel settore sanitario, dove i dati dei pazienti sono stati tradizionalmente mantenuti in archivi cartacei in varie località. Il potenziale di errore è sostanziale quando a seconda di tali file. Alcuni pazienti, tuttavia, portano i loro dati medici pertinenti su un dispositivo di archiviazione digitale che viene aggiornato ogni volta che si visita un professionista sanitario. Questi dispositivi, specchio da record mantenuti in un database centrale, sono un contributo importante alla riduzione dipendenza operatori sanitari 'sulla carta e la vulnerabilità ai problemi ad esso associati.

Rispetto al record digitalizzati, carta ha molti inconvenienti. I documenti cartacei richiedono una notevole quantità di tempo del personale per la gestione - la creazione di documenti, quindi la memorizzazione e il recupero. Mailing aggiunge un ulteriore livello di tempo e denaro per la gestione della carta. I documenti cartacei devono essere conservati, sia in ordine alfabetico o per data di creazione, e l'unico modo per recuperare un documento cartaceo è di sapere come è stato memorizzato. Inoltre, i manager sono ben consapevoli che un documento misfiled è spesso un documento smarrito.

Uno degli ostacoli più significativi per l'ufficio senza carta è il fattore umano - che è, la maggior parte delle imprese sono tradizionalmente carta-oriented, ed è difficile cambiare le vecchie abitudini. Ad esempio, molti documenti elettronici sono spesso stampati e archiviati semplicemente come una questione di routine. Inoltre, la crescente sofisticazione e capacità di stampanti e copiatrici permette di stampare documenti di qualità che in precedenza era disponibile solo dalle stampanti commerciali, ma ad una frazione del loro costo. Ciò ha portato ad una stampa frenesia di tutto il mondo; dal momento in cui l'ufficio senza carta è stato articolato fino al 2000, si stima che la produzione mondiale di documenti cartacei di ogni genere raddoppiato. Da allora, tuttavia, l'uscita è stabilizzata e successivamente iniziato a diminuire.

Realizzazione di uffici senza carta può produrre benefici ambientali desiderabili. La produzione di carta contribuisce sia alla deforestazione ed inquinamento, oltre alla produzione di gas serra detto esacerbare riscaldamento globale. Inoltre, gli inchiostri utilizzati nella produzione di documenti stessi possono contenere componenti nocivi che, in volume, hanno un impatto negativo sull'ambiente.

Molti archivi possono essere digitalizzati, e le imprese che implementano programmi senza carta includono la scansione di documenti cartacei esistenti come parte di tali programmi. Molte aziende hanno scoperto di essere stati immagazzinando numerosi documenti cartacei non hanno bisogno, come le copie delle dichiarazioni mensili inviati ai clienti. Oltre a ridurre il volume di documenti cartacei archiviati, le organizzazioni che hanno subito i programmi di digitalizzazione sono stati in grado di riconvertire lo spazio per scopi diversi da quelli di archiviazione dei documenti.

  • I documenti cartacei richiedono una notevole quantità di tempo del personale per creare, archiviare e quindi recuperare.
  • Il passaggio alle cartelle cliniche elettroniche riduce i tempi amministrativi richiesti di medici e altri operatori sanitari.
  • La quantità di documenti richiesti per i medici rende difficile muoversi verso un ufficio senza carta nel campo sanitario.