Che cosa è un Audit Trail?

Storicamente, una pista di controllo aveva a che fare con l'essere in grado di fornire una storia completa di ogni transazione finanziaria. L'idea era di essere in grado di identificare ogni fase del processo dal dell'inizio dell'operazione di tutto il percorso attraverso il completamento della transazione. Tipicamente, questo processo ha luogo da poter produrre documenti cartacei che hanno mostrato l'andamento della transazione dall'inizio alla fine. Oggi, una pista di controllo ha anche a che fare con il tracciamento dei dati in forma elettronica, così, con le operazioni non necessariamente limitati a dati finanziari.

La pista di controllo di qualsiasi tipo comprenderà un tentativo di stabilire un elenco cronologico dei passaggi che erano necessarie per avviare l'operazione così come portare a compimento. Possono essere molto semplice o estremamente complessa, a seconda del numero di fasi della transazione. Ad esempio, lo svolgimento di una pista di controllo su una fattura emessa da un venditore sarebbe un processo relativamente semplice.

A partire dal ricevimento della fattura, il documento viene monitorato attraverso Contabilità fornitori, tutto il percorso attraverso l'emissione di un assegno o di pagamento elettronico per saldare il debito. Allo stesso tempo, creando un percorso controllato per consentire la ricostruzione di un processo di fabbricazione può contenere molti più passaggi e diventare molto difficile da seguire.

Un revisore può scegliere di iniziare il processo di creazione di una pista di controllo sia da l'inizio o la conclusione della transazione in esame. Spesso, di iniziare il processo di revisione con la fase più recente completato e lavorare a ritroso è un mezzo efficace di stabilire la pista. Tuttavia, quando sia il punto di inizio ed il punto di completamento sono ben stabiliti, è possibile avvicinarsi al percorso da entrambe le estremità contemporaneamente, semplicemente compilando i passaggi che si verificano tra l'inizio e gradini di finitura alla transazione.

L'utilizzo di un audit trail, spesso può essere uno strumento efficace per la gestione delle risorse finanziarie e di altro di una azienda o organizzazione. Il processo di identificazione del percorso può infatti aiutare a identificare passaggi all'interno del processo che erano inutili e che possono essere eliminati in operazioni future. Un'altra importante applicazione di questo processo è che si può scoprire tentativi di manipolare il profilo finanziario della società, forse nel tentativo di coprire il fatto che i fondi mancanti o sono stati sottratti in qualche maniera. In sostanza, la pista di controllo è un dispositivo utile per garantire che le operazioni si svolgano senza intoppi e onestamente, con il minor numero di passi necessari impiegati nel processo.

  • Qualsiasi operazione finanziaria all'interno di un'azienda deve essere registrato per fornire un audit trail.