Che cosa è la fatturazione automatica?

Fatturazione automatica è un'azione in cui la fatturazione di beni e servizi avviene senza la necessità di preparare la fattura a mano. Molti sistemi di fatturazione di questo tipo forniscono la capacità di generare e inviare copie elettroniche delle fatture ai clienti. L'uso di questo tipo di software di fatturazione permette di gestire il processo di fatturazione con maggiore efficienza, risparmiare all'azienda tempo e denaro.

Ci sono diverse caratteristiche che sono comuni a software fatturazione automatica. Nella maggior parte dei casi, il software è progettato per consentire la creazione di profili dei clienti che contengono tutti i dati necessari per preparare accuratamente la fattura. Questi dati includono il nome del cliente, indirizzo di fatturazione, contatto per la fatturazione, e un indirizzo e-mail se la fattura deve essere inviato elettronicamente. Nella maggior parte dei casi, il programma di fatturazione automatica, raccoglie i dati provenienti da altre fonti, che hanno a che fare con l'uso del cliente, o consentire l'immissione manuale degli ordini, una volta che sono soddisfatte. I processi all'interno del sistema di fatturazione si applicano le tariffe corrette per ogni ordine e creare una fattura.

A seconda di come il sistema di fatturazione automatizzato è configurato, la fattura può essere stampato, insieme con una busta guidata, subito dopo la generazione della fattura. Tuttavia, è possibile impostare il software in modo che le fatture vengono stampati automaticamente in un momento specifico della giornata. Ci sono anche alcuni esempi di software che indurre macchine per piegare la fattura, inserire in una busta pre-indirizzata, e sigillare la busta. Quando email è utilizzato come mezzo di consegna, il sistema può accelerare la consegna subito dopo aver generato la fattura, o gestire il processo di e-mail in un momento specifico della giornata, un approccio che consente ai proprietari di imprese di sondaggio fatture prima di essere inviati.

Sistemi di fatturazione elettronica di questo tipo a volte includono la possibilità di ricevere e applicare pagamenti fatture insolute. Ad esempio, le fatture e-mail possono contenere un collegamento incorporato che permette al cliente di rendere immediatamente il pagamento dopo aver ricevuto e rivedere la fattura. Piuttosto che richiedere un individuo a ricevere il pagamento e inserire manualmente nel database Contabilità clienti, il software riconosce il pagamento, si applica al numero di fattura del caso, e detrae tale importo dal saldo del conto cliente.

Fatturazione automatica funziona molto bene con situazioni in cui un cliente ha un ordine permanente, o c'è un pagamento ricorrente che deve essere richiesta su base settimanale o mensile. Con questa applicazione, il sistema può essere configurato per generare automaticamente piedi o fatture ricorrenti ai clienti appropriati, eliminando così la necessità di uno o più dipendenti passare ore questo compito ripetitivo. Il risultato finale è che il personale possono essere utilizzati per funzioni diverse, permettendo la giornata lavorativa di essere più produttivo e vantaggioso economicamente così.

L'utilizzo di fatturazione automatica è comune oggi con aziende di ogni dimensione. Tipi di business che vanno dalle telecomunicazioni ai negozi online al dettaglio beneficiare l'uso di questo tipo di software. Salvando il tempo e le risorse aziendali, le aziende sono in grado di mantenere le spese inferiori e quindi rimanere più competitivo.

  • Alcuni sistemi di fatturazione automatizzati producono un disegno di legge e la busta come si inserisce la fattura.