Che cosa dovreste conoscere circa Chiudi progetto o Fase Finale Report e transizioni per il PMP Certifi

Nell'ambito del primo progetto o una fase per scopi esame di certificazione PMP, è necessario passare formalmente risorse del progetto (membri del team) e il prodotto finale e quindi organizzare gli archivi del progetto.

La relazione finale e le informazioni di archiviazione

Le vostre relazioni finali dei progetti dovrebbero includere informazioni sugli obiettivi del progetto e come è conosciuto, e anche spiegare eventuali scostamenti dai criteri di successo. Un componente chiave nella relazione finale è una contabilità finanziaria finale e analisi. Si consiglia di confrontare le spese totali finali con il bilancio originale e individuare le cause degli scostamenti.

Per i progetti pluriennali complessi, ti consigliamo di visualizzare le informazioni sulla base dell'anno fiscale dell'organizzazione e confrontare che con le esigenze di finanziamento originali. Informazioni contabili aggiuntive che potrebbero essere necessarie include

  • Un confronto tra i parametri finanziari, come NPV, FV, e così via, che sono stati utilizzati per giustificare il progetto, in primo luogo.
  • Se viene utilizzato Earned Value (EV) numeri e parametri finali EVM.
  • Una descrizione dei pacchetti di lavoro che avevano variazioni significative e una analisi delle cause sulla varianza.
  • Varianze significative.
  • Convalida o spiegazione di ipotesi su stime dei costi, tra cui il "costo del denaro."

La relazione finale sarà inviato a tutti gli attori chiave individuati nel piano di gestione della comunicazione.

Speriamo, avete raccolto e organizzato la documentazione di progetto nel corso del progetto. Questo sforzo continuo rende molto più facile quando si deve archiviare informazioni alla fine. Come si archivia informazioni dipende dalla natura del progetto.

Per alcuni progetti, si consiglia di avere una scatola di file o una serie di quaderni organizzati in ordine alfabetico, in ordine cronologico, o per argomento. In altre situazioni, tutti gli archivi saranno elettronica e inviato a una rete Intranet. Alcune delle informazioni di archiviare possono essere sensibili e possono essere memorizzati solo in una struttura sicura.

Si dovrebbe archiviare almeno

  • La Carta, piano di gestione dei progetti e documenti di progetto - in particolare tutti i documenti firmati con omologazioni
  • Linee di base, rapporti di prestazioni, analisi della varianza, e risultati finali
  • Scritte di comunicazione, presentazioni e report
  • Indagini sulla soddisfazione degli stakeholder e le lezioni apprese
  • Assunzione, di rischio, ed emettere i registri
  • Documentazione Procurement e record
  • Documentazione tecnica

Informazioni L'archiviazione è di solito l'ultima attività di un progetto. Spesso, il responsabile del progetto è l'unica persona ancora attivo in questo punto. Le informazioni archiviate è utile per i progetti futuri. In molti casi, i regolamenti richiedono di mantenere registri e la documentazione per un determinato periodo di tempo: per esempio, informazioni sulla garanzia, i cambiamenti che coinvolgono i regolamenti, e le informazioni di progetto che potrebbero essere sottoposti a revisione per le tasse o la conformità legale.

Transizione il prodotto e le risorse

Avendo qualche sospeso al termine del progetto non è raro. Di solito, i nuovi progetti richiedono la vostra attenzione, quindi è necessario assicurarsi di prendere tutti gli elementi aperti e assegnarli a qualcuno per il follow-up e la chiusura.

Quando la transizione di un prodotto o un servizio, o un cliente o di operazioni, è necessario formare i destinatari su come lavorare il nuovo prodotto e su come sostenere e mantenere. Se non vi è una documentazione formale e della formazione a questo scopo, assicuratevi di trascorrere il tempo sufficiente trasferire la conoscenza a chi sarà il mantenimento del prodotto o servizio.

Dopo le lezioni apprese e la documentazione di progetto sono raccolti e organizzati, si può cominciare a liberare le risorse. Per i membri del team, scrivere una valutazione delle prestazioni. Questo può essere formale o informale. È necessario individuare i comportamenti e le azioni che hanno contribuito al successo del progetto, così come le aree di miglioramento.

Se l'organizzazione non dispone di politiche su questo tipo di azione, utilizzare la discrezionalità su come ci si avvicina a questo. La maggior parte delle persone vogliono migliorare, ma è necessario essere sensibili e non distribuire consigli non richiesti!

Una parte importante delle risorse rilasciando sta avendo una festa o un qualche tipo di evento a riconoscere quello che la squadra ha compiuto e ringraziare i membri per il loro contributo e la partecipazione. Per i progetti di grandi dimensioni, questo può essere un bel evento o una cena con i premi, attestati, e discorsi di alti dirigenti. In ogni caso, assicuratevi di prendere il tempo per ringraziare le persone e lasciarli con un senso di chiusura.

Se il progetto è stato in un luogo di lavoro, fare in modo che tutta l'attrezzatura è in forma migliore rispetto a quando l'hai trovato, le forniture sono stoccati in modo appropriato, e la zona è ordinato e pulito.