8 Strategie per la gestione Incontri con successo

Le riunioni che producono risultati non appena capita per caso. Fortunatamente, il tuo blues riunioni disfunzionali hanno una cura. La cura è prontamente disponibile, poco costoso e facile da digerire:

  • Siate preparati. Hai solo bisogno di un po 'di tempo per preparare un incontro, e il guadagno è maggiore efficacia incontro. Invece di perdere tempo a cercare di capire il motivo per cui si sta riunione, la vostra preparazione ottiene risultati non appena l'incontro si avvia.
  • Avere un ordine del giorno. Un ordine del giorno è la road map, il piano di meeting. Con esso, e gli altri partecipanti a riconoscere gli obiettivi di riunione e sapere cosa si sta andando a discutere. E se si distribuisce l'ordine del giorno e altri documenti ai partecipanti prima della riunione, si moltiplica la sua efficacia, perché i partecipanti possono preparare per la riunione in anticipo.
  • Avviare in tempo e terminerà il tempo (o prima). Rispettare i partecipanti da inizio e fine le vostre riunioni in tempo. Se non si desidera loro di trascorrere l'intera riunione guardando i loro orologi e preoccuparsi di quanto tardi si sta andando a tenerli.
  • Avere meno - ma meglio - incontri convocare una riunione solo quando un incontro è assolutamente necessario.. Quando si esegue indire una riunione, fare l'incontro una buona. Avete davvero a incontrarsi per discutere di un cambiamento nella vostra politica di rimborso di viaggio? Non sarebbe un messaggio di posta elettronica a tutti i viaggiatori aziendali fare altrettanto bene? Ogni volta che siete tentati di indire una riunione, assicurarsi di avere una buona ragione per farlo.
  • Pensare l'inclusione, non di esclusione siano selettivi su cui si invitano alle riunioni -. Selezionare solo il maggior numero di partecipanti necessario per ottenere il lavoro fatto. Ma non escludere le persone che possono avere la migliore comprensione i problemi semplicemente a causa della loro fila nell'organizzazione o dei loro stili di vita, l'aspetto, o credenze.
  • Mantenere la messa a fuoco. Spietatamente mantenere i vostri incontri sul tema in ogni momento. Anche se fare tutto, ma parlando del tema a portata di mano può essere molto divertente, hai chiamato l'incontro per un motivo specifico. Stick per l'argomento. Se finisci la riunione iniziale, quindi con tutti i mezzi terminarla.
  • Elementi di azione Capture. Avete mai uscito da un incontro chiedendo perché l'incontro ha avuto luogo? Era un incontro senza fine, nessuna direzione, e non le assegnazioni o le azioni di follow-up? Assicuratevi che i vostri incontri hanno finalità e che si assegnano gli elementi di azione alle persone appropriate.
  • Ottenere un feedback. Feedback può essere un ottimo modo per misurare l'efficacia delle vostre riunioni. Non solo è possibile scoprire quello che hai fatto bene, ma si può scoprire che cosa avete sbagliato e avere idee su come rendere le vostre riunioni future più efficaci. Dopo la riunione, chiedere ai partecipanti di dare il loro feedback onesto e aperto - verbalmente o per iscritto - e quindi utilizzarlo. Non si può mai vedere voi stessi come gli altri a meno che non si mostrano.