Archiviazione cartelle di Outlook

09/28/2012 by admin

In alcuni casi, Outlook mette messaggi di posta elettronica, le attività e gli appuntamenti più di sei mesi nella cartella Archive - una cartella speciale per gli articoli che Outlook pensa stanno mantenendo stantio o non vale la pena. Outlook chiama l'invio di questi elementi al autoarchiving cartella archivio. Gli elementi che gli archivi di Outlook non si perdono per sempre, però. Puoi trovarli aprendo la cartella archivio e le relative sottocartelle nella Lista cartelle. Outlook crea la cartella archivio e le relative sottocartelle automaticamente la prima volta che si archiviano gli elementi.

Si arriva a decidere come e quando gli elementi archivi di Outlook. Per archiviare gli elementi, si stabilisce un insieme predefinito di regole di archiviazione che si applicano a tutte le cartelle, e se una cartella ha bisogno di attenzione individuale (il che significa che non si vuole che sia soggetto alle regole di archiviazione predefinito), è possibile stabilire norme speciali per questo cartella. Ogni cartella può avere il proprio insieme di regole di archiviazione o essere soggetti alle regole predefinite.

Per dire Outlook come archiviare roba vecchia, iniziare visualizzando una finestra di dialogo Archiviazione automatica:

  • Stabilire regole di archiviazione di default: Scegliete Strumenti -> Opzioni e, nella finestra di dialogo Opzioni, selezionare la scheda Altro. Il clic sul pulsante Archiviazione automatica.
  • Stabilire regole per una cartella specifica: o fare clic destro sulla cartella e scegliere Proprietà o visualizzare la cartella e scegliere File -> Cartelle -> Proprietà Nome cartella. Poi, nella finestra di dialogo Proprietà, selezionare la scheda Archiviazione automatica. (Poiché nessuna data è collegato agli elementi nella cartella Contatti, si può nomi non di archiviazione automatica e indirizzi.)

Negoziare queste opzioni per stabilire le regole di archiviazione predefinito:

  • Archivia automaticamente ogni: Inserire un numero per dire Outlook la frequenza con cui gli elementi di archivio.
  • Prompt Prima Archive piste: se si seleziona questa casella di controllo, viene visualizzato un messaggio prima che inizi l'archiviazione, e si può rifiutare di archivio, se volete, selezionando No nella finestra di messaggio.
  • Elimina elementi scaduti (cartelle di posta elettronica): Selezionare questa casella di controllo per eliminare tutti i messaggi e-mail quando scade il periodo.
  • Archiviare o eliminare i vecchi elementi: Deselezionare questa opzione se non si desidera archiviare gli elementi.
  • Mostra archivio cartella in Elenco cartelle: selezionare questa opzione se si desidera mantenere la cartella Archive nell'elenco delle cartelle. Questa cartella contiene elementi archiviati.
  • Elimina gli elementi più vecchi di: Scegliere un periodo di cut-off, dopo che per archiviare gli elementi.
  • Sposta i vecchi elementi: Fare clic sul pulsante Sfoglia e selezionare una cartella se si desidera memorizzare il file di archivio in un determinato luogo.
  • Definitivamente eliminate degli elementi: selezionare questa opzione se si desidera eliminare, non archiviare, i vecchi elementi.

Scegliete tra queste opzioni per stabilire regole di archiviazione per una cartella specifica:

  • Do Not Items Archive in questa cartella: selezionare questa opzione se elementi nella cartella non valgono l'archiviazione.
  • Voci Archivio in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite: selezionare questa opzione per rinviare alle regole di archiviazione predefinito per la cartella.
  • Archiviare questa cartella utilizzando queste impostazioni: scegliere questa opzione per stabilire regole di archiviazione per la cartella.
  • Elimina gli elementi più vecchi di: Scegliere un periodo di cut-off, dopo che per archiviare gli elementi nella cartella.
  • Sposta i vecchi elementi: Fare clic sul pulsante Sfoglia e selezionare una cartella se si desidera memorizzare gli elementi archiviati in una posizione specifica.
  • Definitivamente eliminate degli elementi: selezionare questa opzione se si desidera eliminare, non archiviare, elementi in questa cartella.

Periodicamente compattare il file in cui memorizzare i dati di Outlook per compattare il file e ottenere più spazio sul disco rigido. Per compattare il file di dati di Outlook, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere File -> Gestione file di dati.

2. Selezionare la cartella personale nella finestra di dialogo File di dati di Outlook.

3. Fare clic sul pulsante Impostazioni.

Viene visualizzata una finestra di dialogo delle cartelle personali.

4. Selezionare il pulsante Comprimi.

Compattare un file di Outlook può richiedere tempo se il file è farcito con i dati.


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